Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, полностью описывающей сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и работы над его совершенствованием.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

1)            технологическая карта туристского путешествия — документ, в наглядной и лаконичной форме предоставляющий все необходимые для работы сведения и данные по туру;

2)            график загрузки туристского предприятие по маршруту – отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать;

3)            договоры с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) — подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг;

4)            калькуляция, или расчет стоимости тура;

5)            описание маршрута — составляется в свободной форме, предназначено для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, приложения к договору с турагентом, включения в текст информационного листка к путевке;

6)            график движения по маршруту — составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута;

7)            карта-схема маршрута — составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядного показа путей следования;

8)            описание технологических особенностей тура — памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т.д.;

9)            тексты памяток для туристов — составляются в особых случаях, например при организации специализированных туров, таких как приключенческие, спортивные (памятки по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т.д.) или в случае направления туристов в эндемически неблагополучные ввиду наличия опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии) страны. Каждому туристу, выезжающему в такие страны, необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможен­ном досмотре в аэропортах (прил. 16);

10)       справочные материалы по маршруту — различные справочники, буклеты, расписания движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц и описания проезда к ним, другие материалы, освещающие особенности тура;

11)       рекламные проспекты и буклеты — предназначены для ознакомления, информирования туристов с возможностями туроператора по путешествиям и их рекламы;

12)       прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). Это информация о ценах на различные туристские услуги.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы без затруднений мог квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

На заключительном этапе стадии планирования готовый туристский продукт проходит апробацию. Для этого туроператоры активно используют так называемую экспериментальную проверку тура.

Наиболее часто встречающиеся формы экспериментальной проверки тура — рекламные туры и стади-туры (study tour). Рекламный тур предназначен для ознакомления с новым туристским продуктом представителей средств массовой информации, авторитетных для целевых потребителей личностей и представителей турагентств, "которые впоследствии будут участвовать в продажах данного тура. Рекламный тур рассматривается как часть рекламной кампании данного продукта. Основными целями рекламных туров являются широкое информирование целевой аудитории о существовании нового продукта, наглядная демонстрация его потребительских свойств, достоинств и конкурентных преимуществ. Рекламные туры проводятся, как правило, за счет самого туристского предприятия.

Другой часто используемой формой экспериментальной проверки являются стади-туры, цель которых — сформировать представление о качествах тура, его достоинствах, преимуществах и недостатках у сотрудников служб продаж самого туристского предприятия и представителей турагентств, которые будут участвовать в реализации данного тура. Стади-тур включает в себя не только выполнение всех программных мероприятий, предусмотренных туром, но и ознакомление с технологическими особенностями оказания тех или иных услуг партнерами и поставщиками, поэтому очень часто в ходе стади-туров их участники встречаются с руководителями и сотрудниками гостиниц, ресторанов, экскурсионных бюро, изучают процесс обслуживания туристов и особенности оказания услуг, входящих в тур.

Зачастую к процессу экспериментальной проверки туров относят пробные продажи, которые организовываются для небольших групп туристов до начала сезона массовых продаж. Обычно к участию в таких группах привлекают постоянных клиентов туристской компании с целью проверки тура в реальных условиях, а также изучения отзывов потребителей о качествах разработанного тура, его достоинствах и недостатках. Как правило, для пробных продаж туристская компания устанавливает специальные льготные цены, а в некоторых случаях оплачивает отдельные туристские услуги за свой счет.

Этап экспериментальной проверки позволяет внести необходимые коррективы как в состав услуг, включенных в тур, так и в процесс его реализации. На этом этапе отрабатываются не только качество оказываемых услуг, но и действия персонала, связанного с продажами тура, готовность рекламной продукции и визуального оформления тура, организационное взаимодействие всех служб и структур.

В Беларуси практически все страховые компании осуществляют работу с туристскими предприятиями. Среди них как государственные, так и частные (например, «АльВеНа», «Белвнешстрах», «Белгосстрах», «Бролли», «Купала»). Они осуществляют медицинское и транспортное страхование. В практике существуют два варианта организации работы со страховыми компаниями.

1.        Страховая компания заключает договор сроком на один год с физическим лицом — представителем туристского предприятия. Таким образом, представитель турфирмы является агентом страховой компании, имеет право получать от нее заработную плату (чаще всего это оговоренный процент страховой суммы, т.е. за 10 человек — 10 %, за 20 человек — 20 %). Агент
единолично занимается страховыми документами — получает определенное количество бланков (полисов) в страховой компании, заполняет их и в дальнейшем является посредником между ней и туристом.

2.        Заключение договора с юридическим лицом, т.е. с туристской фирмой. Посредником в таком случае может выступать директор турпредприятия или бухгалтер фирмы. Туристское предприятие при такой форме сотрудничества получает процент от совершенных сделок, выступая как агент.

Необходимо отметить, что некоторые посольства и консульства при открытии визы требуют наличие медицинской страховки. За рубежом медицинская помощь для наших сограждан является платной, поэтому при посещении большинства стран мира наличие медицинской страховки обязательно. При этом каждая страна устанавливает минимальный лимит страхового покрытия (страховую сумму) в зависимости от уровня цен на медицинское обслуживание в этой стране и перечня услуг, которые должны включаться в страховой полис.

Страховая компания страхует не риск возникновения заболевания или наступления несчастного случая, а имущественные интересы застрахованного, связанные с теми расходами, которые могут быть им понесены при необходимости получения неотложной медицинской помощи. Эту разницу нужно четко уяснить и объяснить ее туристу. Если за рубежом турист сломал ногу и ему была оказана медицинская помощь, то страховая компания возме­щает расходы, понесенные при вызове «Скорой помощи», оказании помощи в клинике, но не оплачивает сам факт получения травмы.

Если турист желает, чтобы в страховку были включены и дополнительные выплаты по факту несчастного случая, то для этого необходимо дополнительно приобрести страховой полис «Страхование от несчастного случая». В этом случае туристу будут оплачены не только понесенные им расходы по лечению, но и по возвращению выплачен определенный процент от страхо­вой суммы в зависимости от тяжести несчастного случая.

Страховая сумма, т.е. та сумма, в пределах которой страховая компания осуществляет выплаты застрахованному, должна быть достаточной, чтобы организовать и оплатить все вышеуказанные процедуры. Обычно страховые компании предлагают несколько страховых сумм — от 2000 до 75 000 дол. США.

Процесс производства тура является многоплановым и непрерывным. Мероприятия, проводимые в течение этого процесса, можно подразделить на стадии и этапы (рис. 4.1).

На каждых стадии и этапе туристское предприятие реализует специфи­ческие цели и выявляет задачи для последующей работы.

На стадии планирования тура туроператор согласует возможности пред­приятия с запросами туристов, разрабатывает тур, обладающий способностью максимально удовлетворять потребности рынка спроса, обеспечивать наиболее оптимальное соотношение «издержки—прибыль».

На стадии проектирования тура туроператор формирует пакет про­ектной документации по разработанному туру.

На стадии организации тура туроператор осуществляет его продажу и подготавливает обслуживание туристов по данному туру.

Стадия контроля завершает процесс туроперейтинга. Туроператор изучает и анализирует полученные результаты, выявляет достоинства и недостатки разработанного продукта (тура) и планирует работу, которую необходимо проделать над ним в следующем сезоне.

Процесс туроперейтинга на предприятии носит непрерывный характер, одна стадия может совпадать по времени ее реализации с другой, особенно

если речь идет о широком спектре предлагаемых туров для различных категорий туристов. Однако, если рассматривать конкретный тур применительно к конкретным потребителям, эти стадии легко различить.